如何寫出有求必應的商務信函

雨霏

我已經數不清楚，至今爲止，我讀過多少糟糕的信件。作爲一個前任的行政主管，我經手了寫給一家紐約的大型博物館的所有自發的推薦信。這些信件來自全國各地（甚至國外）的藝術家和收藏家，目的是希望自己的作品或藏品能夠被博物館展出或出價購買。坦白的說，博物館最終做出怎樣的決定，更多的取決于附于作品之上的這些信件的寫作水平，而不是作品本身——它們本身是沒有辦法推銷自己的。

在現在這個充斥著電子郵件、短信息的時代，人們已經開始失去寫信這樣一種技能，尤其是寫正式的信函。我完全相信，學校裏仍然在教授學生寫正式信函所需遵守的各種原則，但事實上，它們都已經差不多過時了。如果你是組織的高管或類似的高級人員，也許能靠秘書或助理自如的處理信件，但是對其他人而言，了解如何能寫出有說服力的信函，是至關重要的。

有一種主張認爲，通常講的那些用于寫信的生硬的原則其實並不真正重要，只要收信人能明白你想表達的意思，就足夠用了。這樣想，在很大程度上，缺乏對收信人的尊重，也不尊重你自己所要表達的想法。那給人的感覺是1）你的讀信人的時間並不寶貴，因而不必寫得清楚和簡練；2）你並不真的非常在意你寫信的內容。

一封正式信函的基本結構
這些原則或許有些武斷，但是想要清楚明白的表達意思，就需要綜合的使用它們。一封按照這些規則寫出的信函，使讀信人毫不費力的獲取信息的位置，並明確他們下面應該做什麽，或者知道寄信人是什麽人——他們總能在適當的位置找到相應的信息。從這個角度說，知道寫信的原則，也就了解了頁面排版、網頁設計的原則——它們都在于設計文件的版面格式，以清晰的承載它們的內容。

一封正式信函，按照從頭到尾的順序，應該包括以下要素：


回複的地址和寫信的日期：（寫于右上角）過去此法尤其用于信紙被從信封拿出來後，便于查找這些信息，但我認爲現在好像不再有此需要了。盡管這樣，當讀信人想知道信來自何方，以及寫于何時，他們仍會到這裏去查找。所以現在也仍要這樣寫。
收信人地址：（靠左，寫于回信地址的下一行）這顯示了誰是該信的收信人。在辦公環境中，信件經常與信封脫離，用于傳閱。這個方法能讓人找到信件原本的收信人。
致敬：（寫于收信人地址的下面隔兩行處，或在頁面的下三分之一處）書信所致的對象。避免這樣的稱呼：“親愛的先生/女士”，尤其不要用“致有關人士”，除非必須如此。如果信件的收件人不是具體明確的某個人，那意味著你並不在乎到底是誰讀你的信（你也許應該事先打個電話或到相關網站上去查一查，應當寄信給誰），這樣很可能使你的信不能順利的到達真正能給你幫助的人那裏。
主體：信的主體由三部分組成：開頭是關于你個人和寫信原因的介紹，中間部分詳細闡明以說服讀信人爲你提供幫助，最後是告訴讀信人你希望得到怎樣的幫助。
结语：（左对齐，在主体后面隔两行）这是写在你的签名之前的内容。对那些你不知道名字的人，可以用“Faithfully yours”——但是，仍然要避免在不知对方姓名的情况下写这样的信。若你知道收信人的名字，则可以写 “Sincerely yours” 或者，只写 “Sincerely”。在美国，也可以写 “Yours truly” 。不要试图用过于矫揉造作或谄媚的写法，除非1）你很了解收信人，清楚知道这种不正式不会让对方感到不敬，或者2）你有自己商标式的用语，体现你所具有的尽人皆知的形象（体现你的才能和声望）。
簽名和印刷體名字：簽名表示你對以上所寫的內容負責。由于手寫簽名有可能不那麽容易辨識，所以要同時把印刷體打印在簽名下面隔幾行處，以便于讀信人清楚寫信人是誰。
附件：（在签名处的下方）如果你的信还含带其他资料，比如一张商务卡片、一本宣传手册、一张价目表，等等。无论附些什么，把它们的清单列出来，写明数量，各简单的描述一下。如：“附件(2): 宣传手册，价目表。”
最後，檢查，檢查，再次檢查。朋友之間能夠諒解哪怕是最嚴重的拼寫和語法錯誤，但商務信函常常是你第一次（甚至可能是唯一一次）給對方留下印象的機會，所以務必要做到完美無暇。

提高寫信技能的注意事項與技巧
寫出有求必應的信，遵照合適的格式，只是第一步。人們通常見到格式較差的信，直接就不去看它的內容了——在一項對人力資源部門職員的調查中發現，在寄來的信函中一旦遇到哪怕一兩個錯誤，他們中80%的人就會幹脆扔掉信中所附簡曆不去看了。——然而，就算是格式合格的信，也有可能石沈大海，除非它的內容具有說服力，並能打動人。

有一个方法用在写信上，非常管用，这就是： AIDA方法。AIDA的四个字母分别代表注意力（attention）、兴趣（interest）、渴望（desire），以及行动（action）。首先，你要吸引读者的注意力，再让他们感兴趣，然后激发起他们的渴望，最后告诉他们，做出怎样的行动。

拿典型的商務信函的開頭舉例。
随函附本人简历一份，請据……需要参考。
本人來信欲告知以下信息……
本信是關于您最近的…..
以上這些表達全都無法給讀信人以深刻的印象。相反的，若想留下深刻印象，可以考慮以下幾種方法：

贊美：“長期以來，我一直是您卓越工作的崇拜者……”；“爲貴公司工作，是我長久以來的夢想……”。
問題：“您是否知道……”；“您是否曾遇到過這樣的問題……”
驚奇：“今年預計有一千萬人死于火鍋引起的意外事故”；“在過去的三年裏，我曾調查過美國聯邦調查局的十大通緝犯中的八人，並最終將他們繩之以法。”
一旦你贏得了他們的注意，就要使對方對你所提供的東西産生興趣。向對方保證，你能夠解決他們的問題——通過你卓越的産品、服務、合夥關系，等等你在本信中所欲推銷的東西。

例如，对于一份典型的工作职位申請，对方遇到的问题是，他们的公司或组织需要有人来填补一个岗位，或者说，更重要的是，他们需要有人把这份工作圆满的完成，从而帮助组织达到它的目标（那也许是更多的利润、或是救助达尔富尔的儿童、解决全球变暖问题，或者治愈癌症）。你的来信意在告诉对方，你能够保证帮助他们实现目标，因而对该职位是合适的人选，这样便能够引起对方的兴趣。

然後，告訴對方你如何能達到上述承諾，以此來激起他們的渴望。比如，向他們介紹你曾經在其他職位上的優秀表現，或者介紹你曾經接受過的與本職位相關的專業培訓。要避免行話——簡潔清晰的闡明你能夠帶來的好處。

比如，如果你要提出一個新的業務流程，可以像這樣說：

“我在過去的工作崗位上，曾設計過一個與此類似的系統，使工人的生産力躍升了20%，利潤也得到了進一步提升。這個新的流程實行起來並不困難——只需較少的資金和資源，我可以在下個季度之前將之付諸使用。”

我在做市場營銷方面的工作時，學到了非常重要的一課，那就是：沒有人會僅僅因爲産品的某些特點，而買你的賬。你必須明細的解釋，這些特點如何能給潛在的購買者帶來好處。

如果你曾经在上述方面做到很好，他们心里会想：如何实现这种好处呢？这时，你的信最后部分给出的行动，就应当是这个问题对应的答案。“請致电(212) 555-1212，面谈详情”或“让我们下周四见面讨论一下这个建议”。

不要將要求留交收信人思索。我們曾經很多次的，由于缺乏信心而未能將對對方行動上的要求明確說出，反而寄希望于對方從字裏行間會意出我們的要求，結果是害了自己。

想想你的讀信人的日常生活——他們在閱讀你的來信時，心裏可能想著多少的其他事情呢。也許他們在五分鍾後馬上要去開會。也許有200封像你的來信一樣的信件正等待著他們過目。也許正趕上一天中工作即將結束，他們已經身心俱疲。給他們提出確切的行動要求，比什麽都讓他們印象深刻——他們將會把它寫進任務清單或日曆上，他們會去拿起電話，會去上網查看你的頁面，或直接回複你。

總而言之，以上所說的都是對收信人的著想。如果你是在爲一個確實存在的問題提出一個真正的解決方案，人們希望真正的了解到它。通過套用適當而易理解的格式，條例清楚、說服力強的寫作方法，你能夠使他們更容易的解決問題。如果你是誠實的，並且同時能夠以一定技巧和才能作爲你的主張的後盾，寫出好的、可靠的信函，將使你和讀信人雙方都得到滿意的結果。

下次你要寫一封重要的信函時，可以試試這些方法。

雨霏

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